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根据2012年最新版《条例》规定,公文格式各要素划分为:版头、主体、版记三部分。
一、发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或规范化简称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
发文机关标志即人们通常所说的“红头”,是公文版头部分的核心部分,使用套红大字居中印在公文首页上半部分。2012年版党政机关公文格式国家标准中统一称为“发文机关标志”。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定,也有由本机关自定的,但一定明文通知其他单位,让其他人能看懂,不产生歧义。
民族自治地方的公文,其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,少数民族的文字排在汉字的上方。
二、发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号是党政机关制发公文文件的编号,发文字号是公文的“身份标志”,在文件登记、查询、引用、归档、管理等处理环节都有非常重要的作用。公文标注发文字号,使用者可以看出该公文出自什么单位,也可以知道其形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效利用发文字号进行查询、检索,同时方便公文之间的引用,有利于提高公文处理工作的效率。
三、签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋字体,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
根据2012版《条例》规定,上行文应当标注签发人姓名,体现加官负责人应当对所签发的公文负责。日常应用中,只有上行文才会出现签发人。上行文一般都要由主要负责人签发,所以上行文中的签发人指发文机关的主要负责人。
标注签发人应注意两点:一是只标姓名,不标职务;二是联合行文,必须标明所有联署机关签发人姓名,主办机关的签发人姓名应放第一位。
以上是公文版头部分后三种要素:发文机关标志、发文字号和签发人的详细说明,这些细则性知识,考生应在理解基础上进行区分记忆。[page]
四、巩固练习题
1. 某市政府办公厅2004年所发的、排序编为5号公文的发文字号的正确写法是( )。
A. 政办发(2014)第5号 B. 厅发(2014)5号
C. 政办发〔2014〕5号 D. 政发[2014]5号
1. C 本题考查发文字号的构成及正确写法。发文字号由机关代字、年度和序号三部分组成,其中年度要用六角括号,不能用小括号或方括号。故选C。
2. 国务院办公厅2016年所发的9号文的发文字号的写法正确的是( )。
A. 国办发【2016】9号 B. 国办发〔2016〕9号
C. 国办发(2016)9号 D. 国办发〈2016〉9号
2. B 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。故B项正确。故选B。
3. 公文标题一般由( )构成。
A. 受文机关、事由、文种 B. 发文机关、受文机关、事由、文种
C. 发文机关、事由、文种 D. 发文机关、受文机关、事由
3. C 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。因此,公文标题一般由发文机关、发文事由、文种三部分组成。故选C。
4. 由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动,是发文处理中的( )。
A. 会商 B. 审核 C. 注发 D. 签发
4. D 本题考查公文的签发。公文的签发指机关领导对审核的文稿进行最后审定并签署印发。是文件定稿形成的最后环节,是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。以机关名义发文由机关办公室送机关签发。故选D。
5. 发文机关标识由( )组成。
A. 发文机关全称
B. 发文机关全称加发布对象
C. 发文机关全称或规范化简称
D. 发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成
5. D 略。
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