农信社公文与写作必备知识点（一）

　　

　　目录

　　第一章 公文概述

　　第一节 公文写作基础知识

　　第二节 公文的格式

　　第三节 公文的文种

　　章节练习

　　第二章 公文写作

　　第一节 行文规则和公文稿本

　　第二节 公文写作要则

　　第三节 公文的写作

　　章节练习

　　第三章 公文处理

　　第一节 公文制法程序

　　第二节 收文办理程序

　　第三节 公文归档

　　第四节 办毕公文的处理

　　章节练习

　　第四章 写作概述

　　第一节 写作的基本知识

　　第二节 写作的特点和原则

　　第三节 写作的要求

　　章节练习

　　第六章 话题作文写作

　　第一节 话题作文写作基本功

　　第二节 话题作文写作技巧

　　第三节 典型例文评析

　　章节练习

　　第七章 材料作文写作

　　第一节 材料作文写作基本功

　　第二节 材料作文写作技巧

　　第三节 典型例文评析

　　章节练习

　　第八章 命题作文写作

　　第一节 命题作文写作基本功

　　第二节 命题作文写作技巧

　　第三节 典型例文评析

　　章节练习

　　公文写作与处理知识结构导图

　[page]　第一章 公文概述

　　知识结构导图

　　[page]第一节 公文写作基础知识

　　一、公文的定义

　　公文是公务文书或公务文件的简称。它是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

　　公文有广义和狭义的概念之分。广义的公文包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定程序处理的文书材料。狭义的公文包括通用公文与专用公文。 根据最新的《党政机关公文处理工作条例》公文种类主要有(15种)：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要;专用公文是指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的公文。

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

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真题·判断

　　专用公文指外事部门使用的外事文书、司法部门使用的法律文书、技术部门使用的技术文书。( )

——2011年陕西省农信社考试

　　【答案】X

　　【解析】专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的公文。而不仅仅指题目中所包含的公文。故错误。

　　二、公文的特点

　　(一)公文的制发具有程序性。

　　在撰写和制发过程中，它要受公文处理程序的严格制约。如公文的制发，必须经过起草、核稿、签发等程序;对收文的办理，一般就包括签收、登记、分办、批办、承办、催办等程序。这一系列过程不是无序的，其目的是保证公文制发或办理的质量，以维护公文的法定效力和机关的权威性。

　　(二)公文格式具有规范性。

　　公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

　　(三)公文由法定作者制发。

　　公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人所为，所体现的是机关或组织。一般科学文章的作者是个人或者是个人之间的自由结合，读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。

　　(四)法定权力的制约性。

　　公文只能由法定的作者制发，法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁;发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。

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真题·单选

　　作为应用文体，公文有广泛的实用性、( )、全面的真实性、格式的规定性四个特点。

　　A.直接的作用性 B.实际的长效性

　　C.直接的针对性 D.准确的真实性

　　——2009年江苏省农信社考试

　　【答案】C

　　【解析】此题考查公文的特点。公文除了题中的特点之外，由于公文是在公务活动中形成和使用的，所以它总是针对或为解决某些具体问题而产生，因此具有很强的针对性。[page]

　　第二节 公文的格式

　　一、公文格式含义及组成

　　(一)公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。它是规范化和标准化的格式。它反映了公文的客观需要和内在规律，体现公文的权威和功能。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。目的是为了规范公文处理工作，提高工作效率，做到运行有序，易于识别，便于管理和批阅处理，便于归档查考。公文格式经领导机关确定，其所辖范围的各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守。

　　(二)公文格式的组成

　　公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3大部分组成。

　　公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标志规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标志排序等。根据新《条例》的规定，党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(附件名称)、发文机关署名、成文日期、印章、附注(印发传达范围)、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首(文头)部分(前6个要素)、主体部分(中间9个要素)、版记(文尾)部分(最后3个要素)。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156 mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

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　　真题·多选

　　一份完整的公文的书面格式，是由( )几部分组成。

　　A.眉首部分 B.主体部分

　　C.版记 D.页码

　　——2010年河南省农信社考试真题

　　【答案】ABC

　　【解析】公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。故选ABC。

　　二、公文眉首格式

　　公文眉首，又叫文头，也叫公文版头。公文眉首由发文机关标志公文份数序号(印刷顺序号)、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发(会签)人、红色反线(间隔横线)等要素组成。

　　眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分组成。

　　(一)公文份数序号。是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。在行政公文中，份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文。

　　(二)秘密等级和保密期限。秘密等级是指公文秘密程度的等级。国家规定保密文件，分为秘密、机密、绝密三级。保密期限是指公文保密的时间期限。

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　　真题·多选

　　按照我国的相关的规定，我国的密级分为( )。

　　A.保密 B.绝密

　　C.机密 D.秘密

　　——2011年河南省农信社考试真题

　　【答案】BCD

　　【解析】国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。故选BCD。

　　(三)紧急程度。是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文根据紧急程度分为“特急”、“急件”两种。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”等字样。

　　(四)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

　　(五)发文字号。发文字号是发文机关编排的文件序号，便于公文登记、分类、保存和查询。它由发文机关代字、年份和序号组成。用3号仿宋体居中排布。机关代字，用1到3个汉字表示发文 的机关。如“国办发〔2008〕3号”中，“国办发”表示由国务院办公厅制发;〔2008〕用六角括号〔〕括入，表示文件是2008年制发的，“3号”表示该文是当年所发的第3号文件。

　　机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字;“沪商委”是上海市商业管理委员会的机关代字;陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川政字”，根据代字可以看出发文的是什么机关。年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。

　　发文字号是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号，其组合方式也要按《办法》和《条例》的规定执行。本章中有些例文为了简便，省略了发文字号。

　　(六)签发人。即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

　　三、公文主体格式

　　主体是公文的主要写作部分，由公文标题、主送机关、正文、附件、落款、印章、附注等部分组成。

　　(一)公文标题。公文标题应当准确简要地概括行政公文的主要内容并标明公文种类。一般由发文机关、事由和文种三要素组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

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　　真题·多选

　　公文的标题包括以下几个部分( )。

　　A.文种 B.公文内容

　　C.发文字号 D.发文机关名称

　　——2009年江苏省农信社考试真题

　　【答案】AD

　　【解析】根据公文标题的三要素可知。公文标题一般包括发文机关名称，事由，文种，针对本题而言，公文内容不是标题的要素之一，故答案选AD

　　真题·单选

　　公文标题一般由哪些要素组成?( )

　　A. 版头，发文字号，文种 B. 抄送机关，版头，主题词

　　C. 份号，密级标识，主题词 D. 发文机关名称，事由，文种

　　——2012年河南省农信社考试真题

　　【答案】D

　　【解析】根据公文标题的三要素可知，公文标题一般包括发文机关名称，事由，文种，故

　　选D。

　　(二)主送机关。指公文的主要受理机关，即负责承办、贯彻执行、答复的收文机关。主送机关要求使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格，最后一个主送机关后加冒号。公文的主送机关一般有以下两种情况：

　　第一、上级机关制发的下行公文，如是普发的，主送机关可以是多个，但必须是同一级别。

　　第二、下级机关发送的上行文，一般只有一个主送机关，不可多头主送，以免责任不明，互相推诿，贻误工作。如需同时报送另一上级机关，可采取抄送形式。

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　　真题·多选

　　下面属于公文必备的基本组成部分有(　　)。

　　A.发文机关 B.报送机关

　　C.标题 D.成文日期

　　——2011年湖南省农信社考试真题

　　【答案】ABCD

　　【解析】根据公文的构成可知，发文机关、报送机关、标题、成文日期均为公文的必备组成部分。故选ABCD。

　　(三)正文。正文是公文的核心部分，反映公文的具体内容，表明制发机关的行文意图。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。不同文种的公文正文写法、要求不同。正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。导语用来表明制发公文的依据、目的或原因。主体是公文的核心部分，安排结构要有逻辑性、条理性。结尾，各种公文一般有与文种相适应的习惯用语作结束语。

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　　真题·单选

　　公文的核心部分是( )

　　A.标题 B.主体

　　C.主送机关 D.落款

　　——2009年内蒙古自治区农信社考试真题

　　【答案】B

　　【解析】正文，反映公文的具体内容，表明制发机关的行文意图。故选B。

　　(四)附件。只适用于有附件的公文，用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称、件数和顺序号等。公文如有附件说明，在正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码(如“附件：1.××××××”);附件名称后不加标点符号。

　　(五)落款。包括公文制发单位和成文日期。成文日期用于表明公文开始正式发挥效用的时间。成文日期以机关负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准;经过会议通过的，以会议通过日期为准。成文日期必须用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

　　(六)印章与签署。印章是发文机关对公文生效负责的标志。公文除“会议纪要”或以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章上不压正文，下压成文时间。当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2个印章均压成文时间。当需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。

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　　真题·判断

　　公文印章的位置在正文左上方，不压正文和日期。( )

　　——2010年河南省农信社考试真题

　　【答案】X

　　【解析】公文的印章应盖在在日期的上方，正压日期，不压正文，故错误。

　　真题·单选

　　在进行公文盖印章时，一般应做到( )。

　　A.上压正文，下不压成文日期 B.上不压正文，下压成文日期

　　C.既压正文，又压成文日期 D.上不压正文，下不压成文日期

　　——2010年山西省农信社考试真题

　　【答案】B

　　【解析】根据公文的格式规范规则可知，公文印章上不压正文，下压成文日期，故答案选择B。

　　签署。以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名。

　　(七)附注。指与文件有关的简要说明。应加括号标志，标识在成文日期下一行。

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　　真题·单选

　　下列公文标题标题中表述不正确的是( )。

　　A.关于我校工会干部待遇的报告

　　B.湖南省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议精神的函

　　C.关于我市代表团出访波塞雄市和路易港市问题的复函

　　D.国务院办公厅关于全国治沙工作协调小组组成情况的函

　　——2009年湖南省农信社考试单选

　　【答案】A

　　【解析】报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问，因此关于我校工会干部待遇的问题，是对下级的说明，不能用报告，故选A。

　　四、版记

　　包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

　　(一)主题词。指标识公文主题、文件类别的，并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间有1个字的间距。

　　(二)抄送单位(抄送机关)。指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。

　　(三)印发机关和印发日期。印发机关指负责印制、发送公文的机关，通常是发文机关的办公厅(室)。印发日期指文件印制完成的时间，一般比成文时间晚。这两项位于“抄送”之下(无“抄送”时，则标识在“主题词”之下)占一行位置：用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

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　　真题·单选

　　下列公文用语中，书写规范的一组是(　)。

　　A.二十世纪八十年代 B.二十世纪80年代

　　C.20世纪八十年代 D.20世纪80年代

　　——2009年湖南省农信社考试真题

　　【答案】A

　　【解析】根据公文的书写规范要领可知，时间都要用汉字来表述，故选A项。

　　五、公文特定格式

　　公文的特定格式有三种，即信函式格式、命令(令)格式、会议纪要格式。

　　(一)信函式格式

　　信函式格式的公文主要用于处理日常事务的平行文，但又不限于平行文。

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　　真题·单选

　　如果需要使用公文在不相隶属的机关之间联系工作，应当使用的文种是( )。

　　A. 通报 B. 通知 C. 函 D. 意见

　　——2011年安徽农信社考试真题

　　【答案】C

　　【解析】 函适用于不相隶属的机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准某事项，主管部门答复审批事项等。故选C。

　　(二)命令(令)格式

　　命令标志由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标志上边缘距版心上边缘20 mm，下边缘空2行居中标志令号;令号下空2行标志正文;正文下空1行右空4字标志签发人签名章，签名章左空2 字标志签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标志全称。在签发人签名章下空1行右空2字标志成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。

　　命令(令)是国家行政机关发文的最高级形式。适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。从命令的适用范围可以看出其重要性和权威性。为了维护国家政令的权威性和统一性，命令(令)的格式要全国统一，而且要严格执行。

　　(三)会议纪要格式

　　会议纪要标志由“×××××会议纪要”组成。其标志位置是“发文机关标志上边缘至版心上边缘为25 mm”。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。[page]

　　第三节 公文的文种

　　一、公文的种类

　　为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度对公文分类。

　　(一)按形成和使用的公务活动领域划分

　　1.通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。

　　2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。

　　(二)按公文的来源划分

　　1.对外文件，简称发文，指本单位向外单位发出的文件。

　　2.收来文件，简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。

　　3.内部文件，限于单位内部制发、运行和使用的文件。

　　(三)按公文的行文关系和行文方向划分

　　1.上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。

　　2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。

　　3.下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。

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　　真题·单选

　　根据公文制发机关的行文方向将公文划分为上行文、平行文和下行文。向非同一组织系统的任何机关发送的公文称为( )。

　　A.上行文 B.平行文 C.下行文 D.非公文

　　——2012年安徽省农信社考试真题

　　【答案】B

　　【解析】 平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文，符合其中的“向非同一组织系统的任何机关发送的公文”的规定。故选B。

　　(四)按公文的秘密程度和阅读范围划分

　　从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：

　　1.绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

　　2.机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

　　3.秘密文件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

　　4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。

　　5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。

　　6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。

　　(五)按公文处理时限的要求划分

　　1.特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。

　　2.急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。

　　3.平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。

　　如系电报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。

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　　真题·单位

　　公文的紧急程度分为( )。

　　A. 特急 B. 急件 C. 火急 D. 加急 E. 平件

　　——2011年湖北省事农信社考试真题

　　【答案】AB

　　【解析】AB 公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送达”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。符合题意的为AB两项。故选AB。

　　2.办件，即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理(或答复、或贯彻执行)的收文。

　　(七)从物质载体的角度划分

　　1.纸质文件是用纸张印制、书写的文件。

　　2.感光介质文件是以感光胶片等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。

　　3.磁介质文件是以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。

　　4.电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。

　　(八)按公文性质和作用划分

　　在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可以有不同的类型。我们从性质和作用的不同，可将公文分为规范性公文、指挥性公文、呈请性公文、公布性公文等。

　　二、通用公文的文种

　　我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度将通用公文分为以下类型：

　　(一)党政机关主要公文类

　　党的各级领导机关常用主要公文有13种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要、决议、公报、指示、条例、规定;国家行政机关常用主要公文有15种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、决议、公报、纪要。综合起来，可分为几个小类。

　　(二)领导指导性公文

　　常用的领导指示性公文有：命令(令)、指示、决定、决议、通知、通报、批复、纪要、条例、规定等。

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　　真题·判断

　　《中共中央关于印发〈中国共产党纪律处分条例〉(试行)的通知》属于指示性通知。( )

　　——2009年湖南省农信社考试真题

　　【答案】正确

　　【解析】根据公文的表述规范规定，此标题符合规范表述，故正确。

　　(三)呈报性公文

　　议案：用于各级人民政府(或者法定人数的人民代表)按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(党的各级领导机关不用此文种)

　　请示：用于向上级机关请求指示、批准。

　　报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

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　　真题·多选

　　下列属于陈述呈请性文件的是( )。

　　A.报告 B.议案

　　C.调查报告 D.通告

　　——2008年河南省农信社考试真题

　　【答案】AB

　　【解析】 呈报性公文包括议案、报告、请示，因此答案选AB。

　　(四)公布性公文

　　公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　通告：用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　公报：用于公开发布重要决定或者重大事件。

　　(五)商洽性公文

　　函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

　　(六)兼容性公文

　　意见：行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法。

　　三、行政法规、规章和管理规章

　　(一)条例：用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例。党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，既不能用条例也不能用于管理规章。

　　(二)规定：用于对某一方面的行政工作和事务制定出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。

　　(三)办法：用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。

　　(四)管理规章：常用的管理规章有：章程管理规章、守则管理规章、规则管理规章、准则管理规章、细则管理规章、公约管理规章、规范管理规章、规程管理规章和制度管理规章等。

　　(五)会议文书

　　常用的会议文书有开幕词与闭幕词、会议工作报告、专题讲话、提案、会议记录。

　　(六) 计划、决策与反馈文书

　　1.可行性分析(研究)报告：领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。

　　2.计划：机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。

　　3.总结：是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。

　　4.答复：是各级政府办公厅(室)及有关部门，对人大代表建议(批评和意见)、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果回复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。

　　5. 公务信息文书

　　常见的公务信息文书有：调查报告、简报、信息快报、信访摘报、信访分析报告。

　　6. 日常事务文书

　　这是党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。

　　它的种类较多，可分为如下类型：

　　(1)公务书信

　　公务书信种类较多，机关日常工作中常用的有：介绍信、证明信、公开信、倡议书、慰问信、感谢信、贺信、邀请书(请柬)、聘请书。

　　(2)告启文书

　　日常工作中常用的告启文书有：启事、海报、声明、广告、公示。

　　(3)条据

　　单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。

　　(4)大事记

　　按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。

　　(5)丧事礼仪文书

　　机关日常工作中常用的丧事礼仪文书有：讣告、唁函(电)、悼词等。值得注意的是，日常事务文书的不少文种(如启事、条据、讣告等等)，具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。

　　四、主要文种解析

　　(一)公告

　　1.公告的概念

　　公告是“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”的公文。

　　2.公告的特点

　　属于公开宣布的告晓性公文，它与其他告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

　　3.公告种类

　　发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面事项的公告。

　　(二)通告

　　1.通告的概念

　　通告是“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”的公文。

　　2.通告的种类

　　周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

　　执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

　　3.通告的特点

　　(1)用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

　　(2)通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

　　(3)通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

　　(4)通告无主送单位。

　　(三)通知

　　1.通知的概念

　　通知是知照性公文，“适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知传达或者执行的事项，任免人员”的公文。

　　2.通知的特点

　　(1)知照性。通知的主要功能在于知照。

　　(2)广泛性。通知的广泛性表现在多方面。

　　(3)时效性。通知有一定的时效要求。

　　3.通知的分类

　　根据内容的不同，通知大体可以分为四类。

　　(1)批转、转发、颁发性通知。 即颁布(颁发)与批转公文时使用的通知。①颁布(颁发)本机关制定的行政法规与规章、决定等公文使用。例如《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。②转发公文时使用。例如《国务院办公厅转发水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见的通知》。

　　(2)指示性通知。用于布置下级机关工作事项，指示工作方法、步骤。例如《国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知》。

　　(3)会议通知。是组织会议的单位制发的公文。例如《XX经贸学院关于召开继续教育教学工作会议的通知》。

　　(4)任免人员的通知。用于任免干部。

　　(四)通报

　　1.通报的概念

　　通报是“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的 行政公文。

　　2.通报的特点

　　(1)典型性。通报的事实，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。典型就是具有普遍性、代表性，事实越典型，其警示和借鉴意义越大，只有个性没有普遍意义的题材，缺乏广泛的指导价值。

　　(2)指导性。通报的内容，其价值往往并不单纯在于发布动态信息、宣布事件处理结果，而是要激励先进、督促后进，树立学习榜样，或者提供反面典型，使读者能够总结经验、吸取教训，得到有益的启示和警示。

　　(3)时效性。上级机关应该适时发布通报，通报的事实较为具体，对发生的时间、地点等要素都要进行交代，这就要求通报及时发布。通报的内容总是跟特定时期背景有着紧密的联系，通报得过于迟缓，就失去其沟通情况、宣传教育的目的。因此，通报的制发应该迅速及时，以免事过境迁，失去其积极的作用。

　　3.通报的种类

　　(1)表彰通报。表彰通报是用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的，是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。

　　(2)批评通报。批评通报是对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误倾向、不良风气提出批评使用的公文文种，重在以儆效尤，有针砭、警示、纠正的作用。批评通报可以针对个人所犯的错误制发，也可以针对某一部门、单位的不良现象制发，还可以针对普遍存在的某种问题制发。

　　(3)情况通报。用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。常见的工作情况通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查结果等。

　　(五)报告

　　1.报告的概念

　　报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问”的公文。

　　报告属上行公文，应用相当广泛。它可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策、批示的情况，反映实际工作中遇到的问题，为上级机关制定方针、政策或者做出决策、发指示提供依据;也可以用来向上级机关陈述意见，提出建议，如针对本地区、本单位、本部门带有普遍意义或倾向性的问题，提示解决的途径，为上级机关当好参谋;还可以用于答复上级机关的询问。

　　2.报告的特点

　　(1)行文的单向性。报告是下级机关向上级机关行文，旨在为上级机关提供情况，不需要受单位批复，属单向行文。

　　(2)表达的陈述性。报告用于汇报工作、反映情况。具体地陈述本部门、本单位贯彻执行各项方针、政策的情况，某一阶段做了哪些工作，怎样开展的，取得了哪些成绩，存在什么问题，表达手法是叙述和说明。

　　3.报告的分类

　　根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种;根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种;根据内容不同，可分为工作报告、 情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告”二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。

　　(六)请示

　　1.请示的概念

　　请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。

　　2.请示的特点

　　(1)针对性

　　只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项，才可以用“请示”行文。请求上级机关给予指示、决断或答复、批准,因而请示有很强的针对性。

　　(2)超前性

　　请示必须在办理事项之前行文。

　　(3)单一性

　　请示要一事一请示，且主送机关只能有一个。

　　(4)呈批性

　　请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准，上级机关对呈报的请求事项无论是否同意，都必须给予明确的“批复”，属于双向行文。

　　(5)隶属性

　　发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示。

　　3.请示的种类

　　按照内容和性质的不同，可将请示分为请求指示性请示和请求批准性请示。

　　(1)请求指示性请示。用于上级主管部门明确规定必须请示批准才能处理的事宜，有关方针、政策的界限难以界定的问题，遇到的新情况和难以解决的问题，把握不准或无章可循的事项，情况特殊、有意见分歧，无法办理，需请示上级机关指示意见时所写的请示。

　　(2)请求批准性请示。用于本单位职权范围内不能解决的问题，或要做某项工作而需要或缺少一定的财力、物力、人力，要向上级予以帮助时所写的请示。

　　(3)请求批转的请示。请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题提出的解决办法予批转各单位执行。

　　(七)批复

　　1.批复的概念

　　批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种，是下行文。

　　2.批复的特点

　　(1)行文具有被动性

　　批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。

　　(2)内容具有针对性

　　批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。

　　(3)效用的权威性

　　批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。

　　(4)态度的明确性

　　批复的内容要具体明确,不能有模棱两可的语言,使得请示单位不知道如何处理。

　　3.批复的种类

　　根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。

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　　真题·多选

　　针对请示的内容主要涉及的两个方面，批复也可分为( )。

　　A.指示性批复 B.报告性批复

　　C.请示性批复 D.审批性批复

　　——2010年河南省信阳市农信社考试真题

　　【答案】AD

　　【解析】批复适用于答复下级机关的请示事项，属下行文。批复可分为两类：一类是审批性批复;一类是指示性批复。因此选AD。

　　(八)函

　　1.函的概念

　　函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项” 的公文。函为平行文。

　　2.函的特点

　　(1)使用范围的广泛性。函没有机关单位的使用权限的限制，而且涉及的内容比较广泛。

　　(2)写作的灵活简便性。函的写法灵活简便，篇幅短小，制作程序、手续一般也较为简易。函是公文中最轻型的一个文种。

　　3.函的种类

　　(1)商洽函：不相隶属机关之间商洽工作的函。

　　(2)询问函：向有关机关询问情况的函。

　　(3)答复函：针对询问函而制发的函。

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　　真题·单选

　　下列关于函的表述错误的是

　　A.从往来关系上可分为发函(致函)和复函两种

　　B.从函的形式上可分为公函和便函两种

　　C.公函和便函都是处理公务的信件

　　D.公函和便函必须使用规范文头和编号

　　——2008年江苏省农信社考试真题

　　【答案】C

　　【解析】函的使用范围的广泛性。函没有机关单位的使用权限的限制，而且涉及的内容比较广泛。不一定都是公务信件，故选C。

　　(九)议案

　　1.议案的概念

　　议案是国家权力机关或立法机关提出的议事公文。“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”的公文。

　　2.议案的种类

　　(1)条约议案： 是国务院向全国人民代表大会常务委员会提出的请予批准已签定的国际条约而用的议案。

　　(2)立法议案：是国务院向全国人大、全国人大常委会、地方各级人民政府向地方各级人代会及其常务委员会提出的请求立法的议案。

　　(3)事项议案：是国务院向全国人大、人大常委会，地方各级人民政府向地方各级人代会及其常务委员会提出的请求审议其职权范围内事项的议案，如变动某种机构，任免人员等。

　　(十)会议纪要

　　1.会议纪要的概念

　　“适用于记载和传达会议情况和议定事项”的公文。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。

　　会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要，尚待决议的，或者有不同意见的，也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。

　　2.会议纪要的特点

　　(1)纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

　　(2)概括性。会议纪要必须精其髓、概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。

　　(3)条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

　　3.会议纪要的种类

　　(1)办公会议纪要。是用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。行政约束力很强，具有明确的指示性。

　　(2)其他会议纪要。这类纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等形成的，有的起到通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神;有的具有指导作用，它所传达的会议精神，可对有关方面的工作予以指导。

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　　真题·多选

　　会议纪要主体部分常用的写法有( )

　　A.条项式 B.综合式

　　C.摘录式 D.说明式

　　——2012年河南省驻马店市农信社考试真题

　　【答案】ABC

　　【解析】根据会议纪要的特点可知会议纪要主体部分常用的写法有条项式、综合式、摘录式。故选ABC。

　　五、现行文种辨析

　　(一)命令(令)的适用范围

　　按照《宪法》的规定，国务院可以根据宪法和法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令;各部、各委员会根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，在本部门的权限范围内，发布命令、指示和规章;县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限可以发布决定和命令;乡、民族乡、镇的人民政府执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关决定和命令，管理本行政区域内的行政工作。

　　按照《地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，县级以上的地方各级人民政府行使下列职权：执行本级人民代表大会及其常务委员会的决议，以及上级国家行政机关的决定和命令，规定行政措施，发布决定和命令;改变或者撤销所属各工作部门的不适当的命令、指示和下级人民政府的不适当的决定、命令。乡、民族乡、镇的人民政府行使下列职权：执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令，发布决定和命令。

　　按照《立法法》的规定，部门规章由部门首长签署命令予以公布，地方政府规章由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。因此，“依照有关法律”，命令(令)这种文种各级人民政府都可以使用。

　　命令(令)分为载体令和实体令两种。在使用中容易出现失误的主要是载体令。如要发布一个规章制度是用载体令还是用载体通知，这要根据发文机关的法定地位来确定：按照有关法律法规的规定，凡依法可以用命令的应当用载体令，依法不能用命令的则用载体通知。

　　(二)议案的适用范围

　　议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”，是一个专用文种。

　　适用议案的还有：股份制企业的总经理或董事会按照法律程序向股东代表大会提请审议事项;事业单位负责人(如学校校长)和没有实行股份制的企业负责人依照有关法律规定向同级职工代表大会提请审议事项也用议案，党委机关不用议案。

　　(三)决定与决议的联系和区别

　　决定和决议的相同点：它们都是决策性文种;都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见;都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。

　　决定和决议的不同之处包括以下几个方面：

　　1.使用范围不同。决议是党委机关的规定文种，对行政机关不适用。就是说，行政机关如用“决议”就错了，党委机关“决议”、“决定”都可用。

　　2.形成方式不同。经正式的法定会议讨论并按法定程序进行表决通过后才能形成决议。而决定则不一定，有的决定是经大型会议集体讨论通过的，有的决定却可以由领导机关直接做出，如《关于对刘××所犯错误的处分决定》。

　　3.内容不同。决议涉及的问题往往是有关全局性、原则性的重大问题，而决定不一定都涉及全局性、原则性的问题。决定可以涉及重大问题，也可以针对具体问题。决议的内容原则性的指导多，议论性的文字多;而决定的内容比较具体，要求也很明确。

　　4.格式不同。决议的标题都用会议名称作为发文机关，成文日期也都采取题下标注的形式。而决定则有两种情况，如是大型会议讨论通过的决定，格式与决议相同;如是从其他渠道形成的决定，格式与决议相异。

　　(四)会议纪要与会议决议的联系和区别

　　会议纪要与会议决议相同之处：它们都是用来记录会议成果、传达会议精神的文种;都要求与会单位和人员共同遵守执行;都是下行文。

　　会议纪要与会议决议的不同之处包括以下几个方面：

　　(1)适用范围不同。行政机关只有会议纪要，没有会议决议。党委机关会议纪要与会议决议这两个文种都有。

　　(2)内容不同。会议决议的内容一定是原则性的重大问题，而会议纪要的内容可轻可重，涉及的问题可大可小。

　　(3)写法不同。会议纪要可以反映会议上不同的观点或几种同时存在的意见，而会议决议只能反映多数人通过的统一的观点或意见。一份会议纪要可以同时写出不同方面互不关联的几项决定，而一份会议决议只能写某一方面某一问题的最新结论。

　　(4)形成过程不同。会议纪要是把会议情况整理出要点，经机关领导人审核签发后即可定稿。而会议决议初稿写成后，必须经正式会议、按法定程序表决通过后才能形成。

　　(5)现实效用不同。会议决议一旦形成，有关部门必须严格贯彻执行，其指令性和约束力都很强。而会议纪要虽有权威性，也可作为办事依据，但指令性较弱。

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　　真题·判断

　　决议是发布经会议讨论通过并需要贯彻执行事项的一种下行公文。( )

　　——2008年河南省农信社考试真题

　　【答案】正确

　　【解析】根据决议的特点可知，发布经会议讨论通过并需要贯彻执行事项的一种下行公文，故正确。

　　(五)公报与公告的联系和区别

　　公报与公告的相同之处：它们都是领导机关用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的文种;都是非常庄重、严肃的文种。

　　公报与公告的不同之处包括以下几个方面：

　　(1)适用范围不同。公告是行政机关的常用文种之一，党委机关一般不用。公报则党委机关和行政机关都可使用。

　　(2)内容详略不同。公告多用于宣布重大消息或法定事项，内容一般都很简要。公报用来发布重大事件或重要会议的决定事项，内容一般都比较详细具体。

　　(六)公告与通告的联系和区别

　　公告与通告的相同之处：它们都是行政机关常用的告知性文种;都可以通过新闻媒介或广为张贴的方法加以公开发布。

　　公告与通告的不同之处包括以下几个方面：

　　(1)适用范围不同。公告、通告是行政机关的法定公文，党委机关不用。

　　(2)制发机关的级别不同。公告的制发者只能是行政系统的领导机关，而通告是从上到下的各级各类行政机关均可使用。

　　(3)告知的范围不同。公告是用来向国内外公布重要事项或法定事项的，通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的。因此，公告的范围广，面向国内外;通告一般只针对社会的某一方面，用于局部，范围相对较小。

　　(七)通告与通知的联系和区别

　　通告与通知的相同之处：它们都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合行动的文种。

　　通告与通知的不同之处包括以下几个方面：

　　(1)告知范围不同。通告是把发文机关的意图、要求普遍告知并要求遵守。而通知属特定告知，即只告知那些与通知内容有关的单位和个人。需普遍告知，告知对象又无法限定时，用通告;需特定告知，也可以限定告知对象时，用通知。

　　(2)格式不同。通告因是普遍告知，告知对象又无法限定，所以就无法设计主送机关(抬头)、抄送机关等

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